随着电子技术的飞速发展，企业对内部智能化管理要求的提升。人们对重要文件能安全、便捷的存取提出了更高要求。传统钥匙文件箱因工艺落后、结构简单存在易撬、易盗、管理混乱、不便存取等各种弊端，存在极大安全隐患。 能解决以上问题的智能文件交换箱（柜）应运而生，先进的智能文件柜设备越来越成为人们生活中必不可少的设备，成为企业实现智能化管理的好帮手。为杜绝各种混乱和不规范的管理现象，规范化、智能化地利用文件箱将成为大势所趋。
另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公文形成两层皮现象。
因此，时间以数字化技术为基础的政府机关机要文件交换作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。

智能公文交换柜一体化管理系统即使针对上述问题提供的完整解决方案。该系统将条码识别技术应用于纸质公文管理，文件、信件的相关信息（如发文单位、文号、标题、紧急程度等）生成一维或二维条码附在文件、信件上，通过带有条码识读装置的“智能交换柜”来记录纸质公文流转的全部信息。
让保管更简单，让文件更安全。